Hvordan skrive effektivt referat fra styremøte

Lurer du på hvordan du kan skrive et effektivt referat fra styremøtet? Vi har alle vært der – overveldet av notater, viktige diskusjoner som forsvinner i glemmeboken. Tenk deg å ha et klart og presist sammendrag som fanger essensen av møtet. Det er her vi kommer inn!

Enten du er en erfaren møtereferent eller en nybegynner som ønsker å forbedre dine ferdigheter, vil denne artikkelen gi deg verdifulle tips og triks for å skrive et informativt og lettlest referat. Med vår veiledning vil du kunne skrive effektive referater som oppsummerer viktige beslutninger og handlinger fra styremøtet på en strukturert måte.

Forberedelse før styremøtet

Når du forbereder deg til et styremøte, er det viktig å ha en klar plan. Det første steget er å sette deg inn i agendaen grundig. Sjekk alle dokumentene som er sendt på forhånd, slik at du er godt forberedt.

Et nyttig triks er å lage en mal med de ulike sakene som skal diskuteres. På denne måten kan du skrive notater direkte under hver sak under møtet. Dette vil hjelpe deg med å holde styr på informasjonen og sikre nøyaktighet i referatet ditt.

Husk også å ha med nok papir og penner. Sikre deg at alt teknisk utstyr fungerer som det skal, spesielt hvis møtet avholdes digitalt.

En annen god praksis er å sette av tid før møtet til mentalt fokus og klargjøring. Finn et rolig sted hvor du kan gå gjennom agendapunktene i fred og ro. Dette vil bidra til at du er mer tilstede under selve møtet.

Vær også oppmerksom på eventuelle spørsmål eller uklarheter du har angående sakslisten, og sørg for å få svar på disse før møtet starter.

Viktige punkter
Sett deg inn i agendaen grundig
Lag en mal med de ulike sakene
Sjekk at alt teknisk utstyr fungerer
Sett av tid til mentalt fokus før møtet

Effektiv notatteknikk under møtet

Når du er i et styremøte, er det viktig å kunne ta effektive notater for å fange opp viktige poeng og beslutninger. Her er noen tips for å hjelpe deg med notatteknikken din under møtet:

• Fokuser på nøkkelord istedenfor lange setninger for å raskt fange opp hovedpoengene.
• Skap en strukturert notasjonsmetode, for eksempel ved å bruke punktlister eller stikkord for ulike emner som diskuteres.
• Ikke prøv å notere alt – rett deg heller mot essensen av diskusjonen og de viktigste avgjørelsene som tas.
• Bruk gjerne forkortelser og symboler for vanlige uttrykk eller gjentakende temaer i møtet.

Husk at gode notater fra styremøter ikke trenger å være ordrett gjengivelser, men heller klare og konsise oversikter over det som ble diskutert. Med disse teknikkene kan du sikre at dine referater blir presise og informative.

Strukturering av referatet

Når du skriver referat fra et styremøte, er det viktig å ha en tydelig struktur for å sikre at informasjonen presenteres på en oversiktlig og forståelig måte. Her er noen tips for å strukturere referatet ditt effektivt:

• Start med en overskrift: Gi referatet ditt en tydelig tittel som gjenspeiler hovedtemaet eller formålet med møtet.
• Inndel i seksjoner: Del referatet inn i logiske seksjoner basert på agendaen. For eksempel: “Åpning av møtet”, “Presentasjon av saker”, “Diskusjon og beslutninger”, osv.
• Bruk punktlister: Oppsummer nøkkelpunkter og beslutninger ved å bruke punktlister for å gjøre informasjonen mer lettlest.
• Marker viktige poeng: Bruk fet skrift eller markeringer for å fremheve viktige beslutninger, handlinger eller frister.

Husk at strukturering av referatet ditt vil hjelpe deg med å lage et klart og lettforståelig dokument som oppsummerer styremøtets viktigste momenter.

Viktige elementer å inkludere

Når du skriver referat fra et styremøte, er det essensielt å inkludere nøkkelinformasjonen for å sikre at referatet er informativt og nyttig. Her er noen viktige elementer du bør inkludere for å lage et effektivt referat:

• Hovedtema: Start referatet med en tydelig overskrift som gjenspeiler hovedtemaet eller formålet med møtet.
• Agenda: Gjennomgå agendaen og sørg for å inkludere hver sak som ble diskutert. Del referatet inn i logiske seksjoner basert på agendaen for en strukturert fremstilling.
• Nøkkelpunkter: Oppsummer de viktigste punktene som ble diskutert under hver sak. Bruk punktlister for å fremheve beslutninger eller handlinger som ble tatt.
• Diskusjoner og Argumenter: Inkluder korte sammendrag av diskusjonene og eventuelle argumenter som ble presentert under møtet. Fokuser på essensen av disse uten å gå for dypt inn i detaljer.
• Beslutninger og Handlinger: Marker klart hvilke beslutninger som ble tatt under hvert punkt på agendaen. Dette vil gi en tydelig oversikt over handlingspunkter etter møtet.
• Oppfølgingsspørsmål: Hvis det er spørsmål eller oppgaver som må følges opp etter møtet, noter disse tydelig i referatet slik at ansvar kan tildeles riktig person.

Disse elementene vil bidra til å skape et grundig og informativt referat fra styremøtet, noe som er avgjørende for effektiv kommunikasjon og oppfølging av beslutninger.

Korrekturlesing og distribusjon av referat

Når du har fullført referatet fra et styremøte, er det viktig å bruke tid på korrekturlesing før du distribuerer det til deltakerne. Her er noen nyttige tips for å sikre at referatet er presist og klart:

• Korrekturles grundig: Gå gjennom referatet nøye for å fange eventuelle feil, upresise formuleringer eller manglende informasjon.
• Sjekk faktiske data: Verifiser tall, navn og andre spesifikke detaljer for nøyaktighet.
• Konsistent formatering: Pass på at layouten er konsistent og enkel å lese.

Når du er fornøyd med kvaliteten på referatet, kan du gå videre til distribusjonsfasen. Her er noen retningslinjer for effektiv distribusjon av styremøtereferat:

• Tidlig utsendelse: Send ut referatet så snart som mulig etter møtet mens diskusjonene fortsatt er friske i minnet.
• Tydelig e-postemne: Bruk en beskrivende emnelinje i e-posten som skiller seg ut.
• Inkluder relevante vedlegg: Legg ved eventuelle presentasjoner eller dokumenter som ble diskutert under møtet.

Husk at nøkkelen til vellykket korrekturlesing og distribusjon ligger i grundighet og presisjon. Ved å følge disse retningslinjene vil du kunne sikre at dine styremøtereferater blir effektive verktøy for kommunikasjon og oppfølging.

Konklusjon

Du har nå fått nyttige tips om hvordan du skriver effektive referater fra styremøter. Ved å fokusere på forberedelse, notatskriving og strukturering, kan du sikre at referatene dine er presise og informative. Etter å ha skrevet referatet, husk å lese grundig gjennom for feil og distribuere det effektivt. En grundig korrekturlesing og tidlig distribusjon med relevant informasjon vil bidra til å forbedre kommunikasjonen og oppfølgingen etter møtet. Følg disse retningslinjene for å lage referater som blir verdifulle verktøy for styret ditt.

Hyppig stilte spørsmål

Hvorfor er forberedelse viktig før et styremøte?

Forberedelse før et styremøte er avgjørende for å ha en god forståelse av sakene som skal diskuteres, noe som igjen gjør notatstakingen mer effektiv og nøyaktig under møtet.

Hvordan bør jeg ta notater under et styremøte?

Under et styremøte er det lurt å fokusere på å skrive korte og konkrete notater om viktige punkter, beslutninger og handlinger som blir diskutert.

Hva er den beste måten å strukturere et styremøtereferat på?

Et effektivt styremøtereferat bør ha en klar struktur med overskrifter, korte punktlister og eventuelle vedlegg for å gjøre informasjonen lett tilgjengelig for leseren.

Hvorfor er korrekturlesing viktig etter å ha skrevet et referat?

Korrekturlesing er viktig for å fange opp eventuelle feil eller unøyaktigheter i referatet, slik at informasjonen som deles er nøyaktig og pålitelig.

Når bør et ferdigstilt styremøtereferat distribueres til deltakerne?

Et ferdigstilt styremøtereferat bør distribueres så tidlig som mulig etter møtet, helst samme dag eller dagen etter, for å opprettholde friskhet i minnet og øke effektiviteten i oppfølgingsprosessen.